公司的文档如何管理

1. 公司的文档如何管理

转载以下资料供参考
 
公司文档管理制度
1.目的
　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
　　2.职责
　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
　　3.文件种类
　　3.1上行文：请示，报告，计划，总结；
　　3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
　　3.3平行文：信函，会议纪要。
　　4.文件格式
　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。
　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：
　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；
　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文http://www.fdcew.com/（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
　　4.9日期：
　　4.9.1一般应写发文日期；
　　4.9.2制度或会议通过的文件应写通过的日期；
　　4.9.3重要的文件写签发的日期；
　　5.文号
　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
　　6.用印
　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
　　7.文件管理
　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：
　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7.3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
　　7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
　　7.8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
　　8.相关文档
　　8.1文号编码规则
　　8.2《文件编号使用登记表》
　　8.3《对外发文登记表》
　　8.4《对内发文登记表》
　　8.5《收文登记表》
　　8.6《文件处理单》
　　8.7《传阅单》
　　8.8《用印登记表》
　　8.9对外发文格式
　　8.10对内发文格式
　　8.11报告总结格式
　　8.12会议纪要格式
　　8.13会议记录格式
　　9.修订及实施
　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
　　9.2本规定修订权在公司。
　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

2. 如何做好文件管理

3. 如何进行文件的有效管理

企业规范管理过程中的有效文件管理技巧

4. 公司的文档如何管理

公司的文档管理方式如下：
1.文件的跟踪管理法
公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。
“日记实”，是对办公室文件在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅文件时的得力工具。一般用文件跟踪单记录。
文件跟踪单呈卡片形式，每一类型的文件跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央文件、内刊，省委文件、内刊，省政府文件、内刊，市委文件、内刊，市政府文件、内刊分别放在各自的盒子里。文件收回后，跟踪单自行作废。

2.文件的定位管理法
把送阅、送办的文件取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：
按文件长、宽制作适当厚度的文件盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有文件名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把文件橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依文件盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的文件，分层次按序人位。

3.文件的卡片管理法
在文件管理工作中，为了便于查找，文件可采取编制“文件卡片”形式管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示本单位文件内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的文件信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供和利用信息。“文件卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。




【文档管理】文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期、修改日期和使用的应用程序类型之类的信息。
【管理特点】权限管理--依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。
【市场现状】对信息和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力，这也是信息时代的显着特征之一。而文字和图形是信息和知识的最主要载体，特别是利用计算机技术实现的信息和知识的获取和利用，已经成为21世纪信息化革命的主要特点和标志。

5. 如何进行文件的有效管理？

一、文书档案立卷归档制度 

(一)总则� 
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。� 

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。� 

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。� 

(二)文件材料的收集管理� 

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。� 

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。� 

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。� 
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。� 
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。� 

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：� 
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 
� 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。� 
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。� 

(三)归档范围〖HT〗� 

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。� 

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。� 

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。� 

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。� 

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。� 

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。� 

第十四条 信访工作材料。� 

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。� 

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。� 

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。� 

(四)平时归卷 

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。� 

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。� 

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。� 

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。� 

(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗� 

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。� 

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。� 

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。� 

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。� 

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。� 

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。� 

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。� 

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。� 

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。� 

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。� 

第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：� 
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。� 

第三十五条 本制度自印发之日起实施。

6. 如何实现公司电脑上的文件统一管理？

    网管家电脑监控软件文档保护文件操作记录，可以统一管理
   1.文件上传管控
    可对指定后缀的文件的上传行为进行管控，可以查看文件上传的记录，可以查看保存的上传的文件的内容，也可以设置指定后缀的文件禁止上传。

    2.文件下载管控
    可对指定后缀的文件的下载行为进行管控，可以查看文件下载的记录，可以查看保存的下载的文件的内容，也可以设置指定后缀的文件禁止下载。

    3.文件后缀更改管控
    可对指定后缀的文件后缀更改行为进行管控，可以查看文件后缀更改的记录，可以查看对应文件的内容，也可以设置指定后缀的文件禁止更改后缀。
    4.文件删除管控
    可对指定后缀的文件删除行为进行管控，可以查看文件删除的记录，可以查看被删除了的文件的内容，也可以设置指定后缀的文件禁止删除。

    5.u盘文件拷贝管控
    可对指定后缀的文件拷贝到U盘进行管控，可以查看文件操作相关的记录，可以查看拷贝的文件的内容，也可以设置指定后缀的文件禁止拷贝到U盘。
    6.网络共享拷贝管控
    可对指定后缀的文件拷贝到网络共享进行管控，可以查看文件操作相关的记录，可以查看拷贝的文件的内容，也可以设置指定后缀的文件禁止拷贝到网络共享。

7. 高效的文件管理方法

在相当长的一段时间里，我的桌面文件都是十分混乱的状态。
  
 这一方面是因为我平时疏于整理，另外一方面自从我发现使用一个叫everything的搜索文件，可以快速的通过关键词检索出我需要的文件之后，我对于文件整理的依赖性就大大的降低了，自然也就失去了整理的自觉性。
  
 但是这样的一种工作状态，其实不利于文件的归档，不利于协同工作和工作交接，以及它产生的无秩序感，会降低工作的乐趣。
  
 所以今天晚上我花了一点时间研究了一下如何高效的整理工作文件。
  
 在读了很多人写的专业文章之后，我总结出一个有三个关键点。
  
 第一，要根据自己的工作特性建立一套科学合理的文件夹管理方式。
  
 一般可以通过时间和项目类型整理出两套横纵管理线路，横向就是工作类别或是项目类型，纵向就是年度或者是季度。
  
 文件夹的建立要遵循MECE规则，也就是穷尽且互不交叉。
  
 第二，对于文件要有一套合理的命名规则，例如时间+文件主体+项目名称+经手人（协同办公时添加）+修改版本。
  
 比如某一个具体的文件，我的命名方式可能是：2022年xx学院工作总结_小易修改_20220330。
  
 合理匿名的好处就是不用打开文件就知道文件的类型信息，方便后期的整理和检索，以及工作交接。
  
 第三，最重要的是及时整理。
  
 大部分人处理临时文件的方式，可能都是先存于桌面上，然后等结束手头工作之后集中进行整理。
  
 所以在这里及时整理就非常的重要，趁着对文件的内容还有一定的印象，及时完成归档，会在很大程度减轻整理的工作压力。
  
 而如果一旦文件长时间存于桌面，不仅会造成桌面文件的混乱，时间一久自己都忘了这个文件，当时建立的初衷到底是什么，应该归到哪一类文件夹里。

8. 企业的文档管理如何得到高效的解决方案？

让知识与信息更有效地在员工之间传递，是加速员工能力提升、增强企业竞争力的必由之路。但是目前，绝大多数企业都缺少统一的文档安全存放的平台，或者只是使用了简单的windows共享、FTP一类的简单工具，企业内部文档分散存储在员工PC上，容易造成文档数据呈现个人化，无序化，难以管理，不利于流通、分享与协作办公，使得企业难以获得这些海量数据的价值，唯有让企业文档管理集中起来，是企业未来提升竞争力的蓄力之道。
对此，天锐绿盘云文档安全管理系统为客户打造一个文档集中管理和灵活高效的文档协同办公平台，通过云文档安全管理系统可以对企业内部文档的统一集中存储、安全共享、权限管控、日志审计、移动办公等进行一站式管理，解决企业的文档管理难题。。每个员工都可以通过对服务器进行访问，让员工在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业对文档管理的难度。即使员工离职，也可以轻松地将其文件交给他人保管，无需担心知识断层或企业内容丢失，实现知识的积累和传承。
天锐绿盘文档安全管理系统采用私有云存储架构，它是基于企业自己的硬件环境建立起来的数据云存储空间，建立在企业防火墙内部，所以不会受到外界网络不稳定因素的影响，确保企业数据安全掌控在自己手中。在文档存储方面，系统设计了独立文档仓库机制，在服务器出现故障时，可轻松实现存储文档的转移、备份等，有效保障海量数据的集中安全存储，避免数据存储无序，难以管理，数据丢失，无从恢复的窘境。