思维导图|刘润 演讲能力

1. 思维导图|刘润 演讲能力

原文摘要
  
  认知台阶 
  
 经常有人说，全天下最难的两件事情，就是把钱从别人的口袋里掏出来，以及把想法塞到别人的脑海当中去。这个说法是不对的，因为你永远不需要“把想法塞到别人的脑海当中去”，你需要让他们自取。你也永远不需要把钱从别人的口袋里掏出来，你需要让他们自己掏出来。大家都喜欢买东西，而不是被卖东西。
  
 演讲主体不是演讲者你，而是听众“他”。你要深谙“他”的“听讲逻辑”，而不是“你”的“演讲逻辑”。这个最基本的立足点如果不对，什么都不对。
  
 怎么做？根据听众的“听讲逻辑”，一步一步给他们铺设“认知台阶”。
  
 铺设认知台阶的三个关键点
  
 第一，按照人的思考线索，而不是知识的树状结构来演讲。
  
 大部分人的思维是线性的，而不是树状的，更不是网状的。树状思维，是极少数的聪明人；网状思维，是举世难求的大智慧者。
  
 线性的思维有几种，比如“问题-原因-方案”。老中医看病，一般都是先看你一眼，然后问，在你第三根、第四根肋骨之间按下去，痛不痛？你一按，哇，好痛。然后老中医说，这是因为什么原因，你会真的在听，并且理解。接着他不说，你也会问：那怎么办？这就是一种正常人的思维线索。
  
 另外一种线性的思维叫“现象-原理-应用”。你观察，所有饮水机的热水开关都在左边，所有的防火门，都是向楼道里推，为什么？这是现象。然后再展开其中的原理。再根据这个原理，讲你设计手机app的时候，可以如何借用背后的原理。
  
 所以，把自己想象成一个导游，你的目的，是把游客从A点，遵从一条每一步都有台阶的路径，带到B点。你要懂得铺设一路的台阶，让游客有个安全、完美的体验，而不是自己站在C点，自嗨。
  
 第二，无法否认的事实+无可辩驳的逻辑。
  
 铺设台阶，是个大学问。每一步台阶都要是坚实的（无法否认的事实），台阶与台阶之间，必须相连（无可辩驳的逻辑）。
  
 你说的每一个案例，都要经得起谷歌；每一个数字，都要经得起百度。更重要的是，你的 每一个案例，和你的结论之间，必须有严密的因果关系
  
 无法否认的事实，尤其是无可辩驳的逻辑，是演讲者的基本功，需要多年的修炼
  
 第三，用幽默感，让认知的路上满是风景。
  
 幽默感，是最好的奖励，那是听懂一个知识点、接受某个观点后，奖励的欢乐。
  
 幽默感，不等于拿别人开涮，更不等于黄段子。幽默感来自于智慧。如果真的要讲段子，讲自己的段子。说自己叫自嘲，说别人叫讽刺。幽默感，是有智慧的自嘲。
  
 什么是“认知台阶”？听众得到一个知识，接受一个观点，有其自身的规律和逻辑，按照“听讲逻辑”而不是“演讲逻辑”一步一步设计演讲，引导听众到达你指引的方向，叫做铺设“认知台阶”。
  
  画面感 
  
 演讲，是通过语言传递信息的能力。但是，语言其实并不是最有效的传递信息的工具。语言传递的信息量，小于声音；声音传递的信息量，小于画面。所以，听众从一场演讲中获得的信息，通常只有7%来自于语言，38%来自于语调与声音，而其余55%则来自于肢体语言，来自于他们眼睛看到的画面。
  
 试着让听众用眼睛看到你的语言中的布景，让他们用眼睛来听演讲。这就是所谓的画面感。
  
 画面感，可以极大地增加语言的带宽，把复杂的情绪，编码在简单的文字中，传递给听众。
  
 构造画面感的几个小技巧
  
 第一、具体到细节。
  
 画面感来自于具体的、甚至细节的布景。有道具，尤其是越具体、越细节的道具，越有画面感。比如你想说“大家现在用微信的时间真长，充满画面感的说法是“你们有多少人像我一样，早上起床之后，先刷朋友圈（停顿一下）......再刷牙？”有床、有牙刷，有一个具体的场景。
  
 第二、善于用类比。
  
 把一个抽象的东西，用一个具象的东西做类比；把一个不熟悉的东西，用一个熟悉的东西做类比，很容易产生“画面感”。类比的关键，是善用“相当于”这个连词。
  
 比如，你想说大家不熟悉的巴以战争，你应该拿一个熟悉的东西做对比。充满画面感的说法是“巴以之争，站在阿拉伯人角度，就‘相当于’日本占领了中国东三省，然后说归还山东半岛换取和平，中国人死也不答应；站在犹太人角度，就‘相当于’明朝旧部反清复明，说你们满族霸占了我们汉族的土地，今天我们该拿回来了。
  
 第三，点睛用排比。
  
 排比句，可以给画面感增加冲击力。
  
 比如：我梦想有一天，在佐治亚的红山上，昔日奴隶的儿子将能够和昔日奴隶主的儿子坐在一起，共叙兄弟情谊。我梦想有一天，只甚至连密西西比州这个正义匿迹、压迫成风
  
 如同沙漠般的地方，也将变成自由和正义的绿洲。我梦想有一天，我的四个孩子将在一个不是以他们的肤色，而是以他们的品格优劣来评判他们的国度里生活。
  
 排比句是大菜，就像红烧肘子，要用，但是也不能多用。否则听众会觉得口味太重。
  
  开场结尾 
  
 一个精彩绝伦的开场，可以帮你的演讲拿到预判分；一个余音绕梁的结尾，可以帮你的演讲拿到附加分。
  
 精彩开场法和金句结尾法
  
 一个精彩的开场，必须帮助演讲者聚拢注意力，激起好奇心
  
 第一、提问。
  
 “这个世界上到底有没有长生不老的生物？”
  
 当大家的注意力和好奇心被吸引之后，你可以投影一张“灯塔水母”的图片，自问自
  
 答：“科学家宣布，他们发现了可能是唯一的一种，只要不被吃掉就不会死掉的生物：灯塔水母。为什么它能长生不老？它做对了什么？对企业经营能有什么启发？下面我与大家分享。”
  
 提问，制造悬疑，是开场最重要的技巧之一
  
 第二、幽默。
  
 单纯的幽默，不能激发对后面内容的好奇心，但可以有效聚拢注意力。
  
 有些演讲场地有环形剧场，阶梯座椅，和聚光灯，天然聚拢注意力。但有些演讲场地，比如教室，大部分的会议室，“不聚气”，就需要你自己想办法了。幽默，是非常有效的工具。
  
 你可以准备3~5个自嘲的段子，然后在不同场合，选择使用。
  
 第三、关联。
  
 关联，会让听众有一种强烈的代入感，从而获得注意力。
  
 演讲之前，认真思考，找到听众和主题之间的一一个强关联，发人深思，或者开怀大笑。
  
 第四、开门见山。
  
 你往舞台中央一站，所有人鸦雀无声，漆黑中只有一束光，打在你身上。这时，你应该说什么？
  
 “感谢组委会的邀请，感谢大家的光临，我非常荣幸”你这么说的话，一口真气，立刻就散掉了。
  
 如果现场注意力的浓度已经很高，你最好的策略是：开门见山。
  
 演讲，是一项关于注意力，和好奇心的艺术。用以上四种方法开场，迅速抓住听众，拿到预判分，就算你后面讲得再差，估计也差不到哪里去了。
  
 那么，怎么结尾呢？
  
 演讲快结束了，你也画龙点睛地回顾了几个要点。
  
 然后，说什么？
  
 ”今天我就讲到这里，谢谢大家！”这样的结束，不能算差，但是远不算好。一个好的结尾，应该是你整场演讲的最强音，在听众心中，嗡嗡嗡地绕梁三日。
  
 有一个非常重要的技巧：金句结尾法。金句最大的作用就是：醍醐灌顶式的好记，会得到很多附加分
  
 一个精彩绝伦的开场，可以帮你的演讲拿到预判分；一个余音绕梁的结尾，可以帮你的演讲拿到附加分。有了预判分和附加分在兜里，及格估计就没什么大问题了。
  
 最后提醒大家，精彩绝伦的开场，和余音绕梁的结尾，终究不能替代演讲的内容。低垂的果实摘完后，还是要刻意练习，不断精进。
  
  脱稿演讲 
  
 朗诵和演讲，最大的区别是什么？朗诵，本质上就是把演讲中，“现场组织语言”的工作提前完成了。这就像航空公司提前做好的飞机餐，起飞后给你加热一下拿上来。
  
 如何改掉“朗诵式演讲”的坏习惯
  
 第一，用PPT，代替讲稿。
  
 用PPT代替文字讲稿，可以让你专注于演讲逻辑，而不是具体的文字。逻辑和素材，可以提前准备；文字，必须现场组织。这就像菜谱和原材料，可以提前准备；但是菜，必须现炒现吃。“现场组织语言”的能力，就是你的厨艺。
  
 有了逻辑和素材，如果你还是怕自己现场会忘了细节，可以把更多的提示，写在PPT每页的“备注”里，然后用”演讲者视图”双屏显示，这样听众只能看PPT，但你还可以，看到备注提示。
  
 第二，用手卡，代替PPT
  
 任何一场优秀的演讲，都来自于精心的准备：逻辑，素材和大量的练习。
  
 手卡，是主持人常用的一种提词工具。你可以在这些小卡片上，写好你演讲的核心逻辑，关键数据，主要案例，重磅金句，备用附录等等，再按演讲顺序放好，然后就可以上台演讲了。
  
 用PPT演讲，，你不能一边讲，一边删掉PPT、增加PPT，或者调整PPT顺序。但手卡可以。手卡是往真正的脱稿演讲，迈进的一大步。
  
 第三，用脱稿，代替手卡。
  
 脱稿演讲，是不是就是‘背诵’呢？
  
 背诵式演讲，是比朗诵式演讲更坏的习惯。朗诵式演讲，你至少不用担心说错，所有还心有余力关心自己的语调。而背诵式演讲你几乎所有的心力，都在回忆。
  
 别用朗读和背诵掩盖“现场组织语言”能力的不足，不要怕出丑。所有前期的出丑，都是为了后期的优秀。慢慢练习吧，从读稿，到PPT；从PPT，到手卡；从手卡，到脱稿。
  
 训练演讲能力，需要改掉一个坏习惯：朗读式演讲，不管是朗读讲稿，还是朗读PPT。朗读的本质，是把“现场组织语言”的工作提前完成了。好吃的饭菜，一定是现做的。最好吃的饭菜，从出锅到，上桌，甚至不能超过30秒。
  
  演讲俱乐部 
  
 组织架构，必然导致信息传递的延迟和损耗，所以，CEO们特别需要一种跨层级的、大功率的、穿透人心的“广播式沟通”工具，这就是：演讲。
  
 每一个CEO或者有志于成为CEO的同学，必须练好演讲。
  
 怎么练呢？你可以试着，成立一个互助式演讲俱乐部找20个朋友，每周聚1次，每次4人讲，每人1刻钟。彼此点评，共同进步。
  
 演讲俱乐部，是一个允许试错，不断纠正的地方。你们可以利用这种形式，着重练习下面这四个，需要大量经验的演讲技巧
  
 需要着重练习的四个演讲技巧
  
 第一、克服紧张。
  
 克服紧张之“道”，是充分准备。充分的标准是：演讲素材，两倍于演讲时间。这和“流动资金，两倍于流动负债”是个道理。
  
 克服“大脑-片空白式”紧张。试着在上台之前，反复练习演讲的前3句话。这3句话会把你从脑空白中拉出来，进入准备好的演讲逻辑中。
  
 克服“多了两只手式”紧张。是不是觉得两只手没地方放，恨不得剁掉？这是因为你的注意力在自己身上，一直在想“我会不会出丑啊”。试着把注意力放到听众身上，心想“我一定要让他们有收获"，你就会忘掉双手。如果实在忘不掉，拿个翻页笔，或者话筒，慢慢练习。
  
 第二、情绪互动。
  
 首先，不要坐着讲，这会严重妨碍你的互动；也不要站在讲台后面讲，走出来。其次，练习看听众的眼睛，如果害怕，先看头顶。不要盯着最漂亮的听众看，要雨露均沾。再次，善用停顿，看手机的听众会抬头看发生了那什么。你也可以用优雅地喝水，代替停顿。最后，说话要抑扬顿挫
  
 练习后问大家：你们有多少人看到，我对你单独微笑了？如果没超过80%，继续练习。
  
 第三、提问回答。
  
 不能摆出自己代表绝对真理的姿态，用“你们给我听好”的语气来演讲。李善友教授在每次演讲结束时，几乎都会说一句：“我今天说的，都是错的”。是一个道理。
  
 第四、讲好故事。
  
 讲好故事，是抓住人心的演讲的关键；而悬念，是讲好故事的核心。

2. 思维导图|刘润 职业素养

职业化的本质：是通过尊重别人，从而赢得尊重，降低信任成本。职业化，是商业世界的教养，来自对外的分寸感，和对内的克制力。
                                          
 原文摘要
  
  微信礼仪 
  
 职业化问题背后的思维方式：永远要站在对方舒不舒服的角度考虑问题
  
 让别人与你打交道的时候，感觉非常舒服，这就是职业化。我们把享受这种职业化，并给别人带来舒适社交的人，叫做“绅士”。
  
 职业化，是让别人觉得舒服。如果别人（尤其是你的客户）觉得舒服的方式变了，你也必须要变
  
 “微笑招手”。这个表情在很多微信语境下，已经不是“再见”的意思，而是含着笑说：滚。
  
 微笑表情的意思是：“我就静静地看着你装，不说话”，等同于“呵呵”。
  
 理解不同沟通工具的特性？
  
 为什么会这样？这是沟通工具的特性导致的。
  
 电话，是一个同步独享沟通工具。你愿不愿意和这个人沟通的决定，是通过按不按下“接听”这个键来决定的。
  
 邮件，是一个异步分享沟通工具。你愿不愿意和这个人沟通，是通过回不回复邮件来决定的
  
 所以，邮件、电话，有完全不一样的职业化表现。比如电话要不断说：是，对。这是为了让对方了解，你一直在与他同步；邮件要标题、正文尽量观点明确、逻辑清晰，在有限次的来回中提高效率。
  
 微信是介于电话和邮件之间的沟通工具。如果用同步、异步的程度来排序主流的沟通工具，我会从高到低排为：电话、QQ、短信、邮件。准确地说，微信是介于QQ和短信之间的状态。
  
 所以，在微信上，很多人都对我说过，最反感那种“你好，在吗”这样的开场。这是因为，你在试图用电话，或者QQ的“职业化”方式，试图在微信里面表示礼貌，然后启动一段锁死独享时间的沟通。
  
 正确的做法应该是，说句“你好”，然后就以有事说事的心态，简短地说清楚你想说的事情。这样，给对方足够的自由时间，来选择要不要回复你，或者如何回复你。让对方舒服。
  
 所有的商业人士，都需要重新上一堂“互联网时代的职业化”课程，理解互联网时代，与客户、伙伴，甚至是自己的员工打交道的方式。
  
  邮件礼仪 
  
 有很多人，这辈子你都不会当面见到，你给他印象的唯一方式，就是邮件。这就是中国人常说的“见字如面”。在互联网时代：见邮件如面。
  
 如何写一封好的邮件？
  
 第一，正式的显示名和总结性的标题
  
 邮件接收者首先看到的是两样东西：你的显示名，和邮件标题。
  
 邮件礼仪的第一步，就是用真名。个性化、诗意化，尤其是二次元的名字不要用在商务邮件里。
  
 然后是标题。用不到20个字，总结这封邮件的核心内容。
  
 第二，简单大方的格式
  
 一封好的邮件，一定是简单大方的。格式要让位于内容。
  
 真正高手的邮件，所有的字都是一个颜色，一样大小，一种字体，并只用三种方式来排版：分段、缩进，和加粗。
  
 分段负责阅读逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版，基本都可以用这三个方式实现。
  
 第三，逻辑清晰的正文
  
 问候之后，邮件正文一定要分段，每段只讲一件事情。
  
 邮件的标题，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个字讲清楚的事，不用101个字。
  
 结尾的部分，总结邮件内容，强调需要他跟进的事情：恳请您拨冗回复修改意见，非常感激。然后，“祝：商祺”；亲密一些的“祝：春安”；再亲密一些的“祝：家人都好”。署名：“刘润，润米咨询”。
  
 第四，良好的回信习惯
  
 收到邮件尽快回复，代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式，代表你的职业化程度。
  
 默认，你应该“全部回复”，而不是仅仅“回复”发件人本人，因为他抄送这些人，就是希望他们持续关注你们的对话。
  
 如果你觉得没必要这么多人关注，可以把一些人从抄送，移到密送，然后在正文中注明“为了不打扰大家，我把谁谁谁移到了密送”。这样，他们知道自己从下一封信开始，就会离开讨论。
  
 如果邮件来来回回，甚至讨论的主题都发生变动，可以修改主题，或者重起一封新邮件，而不是文不对题的盖楼。
  
 然后，按下“发送”键之前，再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。
  
  时间颗粒度 
  
 时间颗粒度，就是一个人安排时间的基本单位。时间颗粒度，可以看出一个人的职业化程度。
  
 王健林的时间颗粒度很细，大约是15分钟。盖茨，5分钟是基本时间颗粒度
  
 恪守时间，是职业化的最基本要求
  
 恪守时间，就是理解、并尊重别人的时间颗粒度。
  
 如何管理时间颗粒度？
  
 第一、理解别人的“时间颗粒度”。
  
 理解，是尊重的前提。你要理解，别人的“时间颗粒度”和你不同。
  
 第二、提升自己的“时间颗粒度”。
  
 你的时间颗粒度，会随着你越来越成功，时间越来越值钱，一定会变得越来越细。这会自然而然，不用强求。
  
 但是，当和别人打交道的时候，更具职业素养的商业人士，会懂得至少以30分钟为单位安排时间，以1分钟为单位信守时间。这就是职业化。
  
 第三，善用日历管理“时间颗粒度”。
  
 现在的电脑、手机都自带日历工具。建议学习把所有行程安排，都必须放入日历，而不是大脑中，然后利用工具，逐渐管理越来越细的时间颗粒度
  
  事实和观点 
  
 今天天气好热，这不是事实，是观点。今天气温30度，这才是事实。
  
 事实有“真假”，但是观点只要1）不违反事实，2）逻辑自洽，就没有“对错”之分
  
 职业化的基础，是尊重；尊重的基础，是理解；理解的基础，是接受不同；接受不同的基础，是能够区分事实（Fact）和观点（Opinion）。
  
 如何区分事实和观点？
  
 第一、事实。
  
 什么是事实？就是在客观世界中，可以被证实或者证伪的东西。
  
 关于事实，不需要辩论，只需要验证。
  
 第二、观点。
  
 什么是观点？就是在一套认知体系中，不违反事实，逻辑自洽，因此无法被证明对错的东西。
  
 只要你们彼此的认知体系不违反基本事实，又能逻辑自洽，也就是能自圆其说，就永远不会被对方说服。
  
 不少美国人喜欢说“Interesting”，也就是“有趣”。当一个美国人说“有趣”时，你别以为他认同了你的观点。他其实是在说：关于这件事，你竟然是那么看的。他说“有趣”，不是认同你的观点，而是认同你可以有自己的观点。
  
  职业化 
  
 职业化，就是商业世界的教养
  
 教养，是一种对自己的利益，与别人的得失之间，分寸的拿捏
  
 教养，是一种在既定规则之下，对自己的克制。
  
 教养的本质，就是对外的分寸感，和对内的克制力
  
 如果你能足够尊重别人，在商业世界中表现出高超的教养，也就是职业化素养，你的合作伙伴会尊重你，信任你，你的竞争对手也会觉得，你是一个值得敬重的对手，从而不断降低信任成本，积累越来越多的影响力和势能，最终获得更大的商业成功。
  
 尊重别人用微信的方式，尊重别人看邮件的习惯，尊重别人的时间颗粒度，尊重别人的观点，从而反过来赢得别人的尊重，降低你与整个世界的“信任成本”，就是所谓的“职业化”。
  
 请注意“不是”职业化的行为
  
 第一、失信。
  
 完全不把自己的承诺当回事，或者超出自己能力过分承诺（Over- Commitment），都是职业化的大忌。
  
 第二、迟到。
  
 千万不能迟到。如果真的迟到了，一定要非常诚恳地道歉，并且补偿对方
  
 第三、劝酒。
  
 劝酒，究其根源，是一种“服从性测试”。劝酒、服毒、投名状，都是在商业文明还不健全的时候，建立信任的手段。
  
 试着把喝酒，仅仅当成自己的爱好吧。
  
 第四、打扰。
  
 每个人都有自己的目标、计划、任务、优先级，甚至自己的困惑。如果别人正好有空帮到你，你可以选择感激。但如果别人有自己的事情要做，没能帮你，也不要觉得这个世界伤害了你。
  
 职业化的本质：是通过尊重别人，从而赢得尊重，降低信任成本。职业化，是商业世界的教养，来自对外的分寸感，和对内的克制力。

3. 思维导图|刘润 时间管理

人与人的区别，其实主要是第三个8小时创造出来的，善用第八小时成就不一样的人生
                                          
 原文摘要
  
  时间成本 
  
 时间成本，就是这个时间如果用于做别的事情，你可以获得的收益。它是一种特殊形式的机会成本。懂得计算时间成本，可以帮你在很多决策上做出到底是花时间做，还是花钱买的理性决策。
  
 如何计算时间成本？
  
 假如，你的收入是1万元一个月。一个月有21个工作日，每个工作日工作8小时。那么，你每小时的时间成本，就是1万元/21天/8小时=59.5元。
  
 第一，你愿不愿意每月多花2000元房租，从距离1小时路程的地方，搬到公司楼下？你每天实际花2小时在路上。所以，你每天投在交通上的时间成本，就是59.5元×2小时=119元。一个月就是119元×21天=2499元。多花2000元，搬到公司楼下，可以节省2499元的时间成本。你应该搬。
  
 第二，你愿不愿意每天为你的手机工作20分钟？不愿意？我们算算账。你花7000元买了一只苹果手机，只用了一年，就又换了。一年大概250个工作日。相当于你每天为手机花了7000元/250天=28元。你一小时时间成本59.5元，所以你每天为手机工作了28元/59.5元=0.47小时，相当于28分钟。你说你不愿意每天为手机打工20分钟，但你其实打工了28分钟。
  
 第三，你愿不愿意坚持二十年，不吃不喝，每天为你的房子打工8小时？2016年上海房子的均价大概4万元左右，你想买一套100平米的房子，也就是400万。假设算上利息，你20年大概，我是说大概啊，一共要花550万。那么，每天要赚多少才够呢？要赚550万/20年/250个工作日=1100元，相当于18.5小时。完了，我看你连觉也别睡了。
  
  GTD 
  
 瑞士巴塞尔大学研究发现，遗忘，是大脑的一种自我保护机制。通过遗忘，大脑会删除一些不必要的信息，腾出空间，让神经系统正常运转。破坏此过程，可能导致严重的精神疾病。
  
 著名的时间管理人戴维·艾伦说：那就给你的大脑外接一个“移动硬盘”，把这些事，从你那不靠谱的大脑里挪过去吧。他在他最著名的书《尽管去做》里，提出了一套“移动硬盘”式的时间管理方法：  GTD(Get Things Done)。
  
 想让自己不因遗忘而焦虑，最重要的秘诀，是把所有的待处理事项，全部从大脑中清除出去，让大脑用来思考，而不是用来记事。
  
 GTD的三个核心
  
 第一、收集。你需要一个“收集篮”，安放那些从大脑里清除出来的事项。清空大脑，把所有事情100%放入收集篮，是GTD的第一步。
  
 第二、处理。清空大脑之后，就要处理收集篮了。在电梯里，在出租车上，在飞机延误时，在一切零碎的时间，你都可以处理你的收集篮。
  
 处理收集篮中每一件事情，记住，你只有这6个选择：
  
 1.删除。一时冲动放入收集篮，但现在看来毫无价值的事情，立刻删除。
  
 2.归档。有价值的资料，比如微信文章、多看笔记等，移到“归档”目录。
  
 3.将来/可能。这些事情你需要在某个点去做，但不是马上，比如写一篇文章，读一本书等，移到“将来/可能”目录。
  
 4.等待。这件事需要指派其他人完成，那就立刻指派，比如让秘书订机票等，然后移到“等待”目录，再给这件事增加一个到时间提醒。
  
 5.下一步行动。需要你亲自完成的，比如给老板发个会议纪要，打电话给客户做回访等，移到“下一步行动”目录。但是，如果这件事2分钟内就能做完，比如用“同意”批复一封邮件，那就别移了，立刻批复。
  
 6.项目。对于下一步行动要很多步骤的，就已经是一个项目了。为项目建一个专门的目录，定期回顾处理。
  
 第三、回顾
  
 什么是回顾?早上往办公室一坐，我今天干什么呢？打开“下一步行动”目录，一件一件做就好了。如果“下一步行动”里是空的呢？恭喜你。看看“项目”里哪些事情，有没有进展？“将来/可能”里那些事情，有没有值得做的?“等待”里那些事情，别人都完成了吗？都没有。太好了。但那也说明你实在是太空了。找点事情放入收集篮吧。然后，随时回顾、每天回顾、每周回顾。
  
 使用GTD的方法，可以让你心中无事，从而再忙也不焦虑，专注于思考和解决问题。
  
  猴子理论 
  
 猴子理论，是由威廉·奥肯发明的一个有趣的理论。他在他著名的畅销书《别让猴子跳回背上》里面，把责任或者“下一个动作”，比喻成猴子。
  
 一件事，本来是下属的责任，但是因为每个人都有“逃避责任”的天性，他们遇到困难时，在家依赖父母，在公司依赖老板。“你觉得怎么处理好呢”这样的问题，其实就是把他的责任，那只猴子，抱过来找你说：老板，你帮我照看这只猴子好吗？
  
 如果你让猴子爬满你全身，就会让你焦头烂额，完全没有时间处理自己的责任。
  
 那正确的做法是什么呢？
  
 你可以回答：“你觉得呢？”。这个“你觉得呢？”是一个神句。作为管理者，你要牢牢记住，对着镜子多练几遍。
  
 如何不让别人的猴子爬满你的全身？
  
 猴子理论，就是让责任待在它的主人身上，不要让别人的猴子，爬满你的全身。在具体执行的时候，你要注意下面五个原则
  
 第一，你和你的下属必须明确猴子，也就是责任、下一个动作的归属，不能他以为在等你，你以为在等他。
  
 第二，每次和下属像案例中那样的辅导和讨论，应控制在5~15分钟之内。每天控制总的讨论次数。
  
 第三，只能在约定的时间讨论，不耽误你自身的责任。“我现在正在赶一份报告，你明天早上8：30来找我，可以吗？”
  
 第四，和下属的讨论，一定要电话，或者见面，不能通过邮件。电话、见面，是同步沟通，沟通完，猴子还在下属身上。邮件是异步沟通，他写邮件给你，你没回的时候，猴子就在你身上了
  
 第五，每次讨论完，要约定下次沟通时间。“下周五你再来找我一次，我们看看效果如何。”否则可能因为困难，事情会不了了之，猴子被下属抛弃，饿死在路上。
  
 正确的做法是，用“你觉得呢”来提问，帮助下属养成“只出选择题，不出问答题”的习惯，节省自己时间，培养下属能力。
  
  三八理论 
  
 人与人的区别，其实主要是第三个8小时创造出来的。这就是著名的“三八理论”
  
 善用第三个8小时，创造不一样的人生。
  
 如何善用第三个8小时？
  
 第一、找到“不被打扰的时间”。
  
 三八理论的最核心，是要从万千琐事、突发状况中，争取出一段每天不小于2~4个小时“不被打扰的时间”。一段不被打扰的连续的2小时，价值远远超过8个15分钟。
  
 第二，分清“交易、消费和投资”。
  
 时间有三重特性：交易、消费和投资。
  
 你支付给你的老板每天8小时、每月172小时，他回报给你每月1万元钱，这是交易；你拿你好不容易找到的2~3小时“不波打扰的时间”追韩剧、追日剧、追美刮、追抗日剧，这是消费；你拿这段时间来学习《刘润·5分钟商学院》，这就是投资
  
 要保证，这“不被打扰的时间”，只能用于投资。
  
 第三、持之以恒，日拱一卒。
  
 突然某一天，你心血来潮，愧疚式地学习了2小时，甚至5小时，都是没用的。要持之以恒，日拱一卒。
  
  番茄工作法 
  
 人脑每一次任务切换，都有可观的时间成本。三头六臂式的多任务，不但不会节省时间，还会造成大量的时间浪费。
  
 1992年，弗朗西斯科·西里洛发明了番茄工作法。
  
 番茄工作法，其实非常简单，就是指把人脑这颗CPU，切割为以30分钟为单位的时间切片，每集中精力工作25分钟，休息5分钟。你可以用厨房常用的番茄钟来计时，所以被称为番茄工作法。
  
 从时间管理的角度看，番茄工作法，其实就是用合适的时间颗粒度，来保证注意力的专注度，节省“任务切换”导致的时间浪费。
  
 想获得最好效果需注意
  
 具体怎么做呢？非常简单，回去买个番茄钟，或者苹果钟，或者西瓜钟，坐在桌前，从GTD的“下一步行动”目录中，拿出一样事情来，就可以立刻开始尝试番茄工作法了。但是，为了获得最好的效果，有几个地方非常需要注意。
  
 第一、防火防盗防打断。
  
 一次打断，会带来两次大脑中的任务切换，一来一回，可能会浪费好几分钟。番茄工作法的关键，是像防火防盗一样防打断，让这25分钟非常专注。
  
 怎么做？
  
 最被动的打断，来自电话。把手机关机，或者设为勿扰模式，只允许老板、家人的电话响铃。
  
 最诱人的打断，来自微信。关闭微信和所有APP的提醒功能
  
 最难防的打断，来自自己。突然一件事出现在你的脑海中，用10个字记下这件事后，清除出大脑，然后继续专注刚才的番茄。
  
 必须坚决拒绝打断，否则别拿出番茄钟。
  
 第二、努力进入心流体验。
  
 心流体验，就是一种忘我的状态，才思如泉涌，半小时过去了，你觉得才几分钟。 努力让自己进入心流体验，会事半功倍。
  
 我个人的做法是，设置25+5分钟的小番茄，和50+10分钟的大番茄。在杂事上，吃小番茄；在写作上，吃大番茄。
  
 第三、要专注也要休息
  
 你用电脑很长时间，电脑会发烫。你用大脑很长时间，大脑也会发烫。所以，要保证番茄钟之间的休息。另外，专注可能让你限于局部；休息有助于把你拉回到全局。
  
 番茄工作法，就是每集中精力工作25分钟，休息5分钟，是用合适的时间颗粒度，来保证注意力专注度的一种工作方法。